A
受注メール整理
届いたメールを読み取り、注文・見積依頼・在庫確認・納期確認・商品の質問に分けて、急ぎの順に並べます。
- 仕組み
- 読み取り・分類・並べ替え
- 人
- 分類の確かめ・対応の順番
尾道・福山の卸売・小売・専門商社のみなさまへ
受注、在庫、納期確認を、メールとExcelに埋もれさせない。
受注メールの仕分け、在庫表との照合、納期回答の下書き、受注台帳への転記。毎日くり返す確認の流れを仕組みにして、担当者が「確かめて送る」だけの状態をつくります。
在庫数と納期を決めるのは、いつも担当者です。
- 初回相談 60〜90分無料
- 尾道・福山・三原は対面
- 全国オンライン対応
受信箱 朝の仕分け08:30
- 受注【注文】業務用ステンレスボウル 24cm ×30
- 見積依頼業務用ラップ 10ケースのお見積り
- 在庫確認品番 KT-2040 の在庫はありますか
- 納期確認先週ご注文分のお届け日について
- 商品の質問この商品は食洗機に対応していますか
返信の下書き担当者の確認待ち
- 在庫
- 在庫表より 48個 （10/20 9:00時点）
- お届け予定
- 担当者が記入
※ 画面はイメージです
No.01いま起きていること
こんな場面が、
毎日くり返されていませんか。
受注・在庫・納期の確認は、ひとつひとつは短い仕事です。けれど一日に何十回も重なると、いちばん慣れた人の手と頭が、ずっとふさがったままになります。
-
01
急ぎの注文が、受信箱の下に埋もれる
朝いちばん、注文・見積依頼・問い合わせ・営業メールが同じ受信箱に数十通。気づいたのは昼過ぎ、という1通が出てきます。
受注メールの見落とし -
02
「在庫ある？」のたびに、倉庫か在庫表へ
電話やメールで在庫や納期を聞かれるたびに、手を止めて倉庫を見に行くか、在庫表と仕入先の返事を探しに行きます。
在庫・納期回答の手間 -
03
同じ質問に、担当者ごとに違う答え
サイズ、材質、対応機種、代わりの品。カタログのどこに書いてあるかを知っているのは、ベテランの数人だけです。
商品説明のばらつき -
04
メールの注文を、Excelに打ち直す
品番・数量・単価・納品先を、受注台帳へ手で写します。桁や品番の打ち間違いは、出荷のあとで見つかります。
Excel転記のミス -
05
前にどう話したかが、あちこちに散らばる
取引先とのやり取りが、メール・電話のメモ・個人のExcelに分かれています。担当が休むと、経緯が追えません。
顧客別対応履歴の分散 -
06
毎週、同じ返事を一から打っている
送料、最低ロット、締め日、支払い条件。決まった答えのある問い合わせに、毎回ゼロから文章を書いています。
定型問い合わせの負担
足りないのは、
人の能力ではありません。
受注・在庫・納期の情報が、メールの中と、人の頭の中にしかないことが原因です。情報の通り道を決めて、確認の手順を仕組みにすれば、同じ人数でも回り方が変わります。
No.02使い始めたあと
朝、受信箱を開くと、
もう仕分けが終わっている。
導入後の一日は、たとえばこう変わります。担当者の仕事は「探して、写して、書く」から「確かめて、決めて、送る」へ移ります。
受注メールが、種類ごとに並んでいる
注文・見積依頼・在庫確認・納期確認・商品の質問に分かれ、急ぎのものが上に来ます。
注文の中身が、受注台帳に入っている
品番・数量・納品先がスプレッドシートに写されています。担当者は元のメールと見比べて確認するだけです。
「在庫ある？」に、在庫表の数を添えて答えられる
問い合わせの品番に合わせて、在庫表と納期表の該当行が並びます。数の出どころは元データ、答えるのは担当者です。
入社したばかりの人も、商品の質問に答えられる
カタログや過去の回答から探せる社内FAQがあり、根拠になった資料もいっしょに出ます。
納期回答のメールは、下書きができている
担当者は日付を確かめて書き入れ、送信を押します。誰がいつ答えたかは、取引先ごとの履歴に残ります。
立場ごとの変化
立場いま使い始めたあと
社長受注の状況は、担当者に聞かないと分からない今日の受注と、回答待ちの件数が一覧で見える
受注・事務メールを読み、Excelに写し、在庫を調べ、返事を書く写しと下書きを確かめて、決めて送る
倉庫・出荷「在庫ある？」の確認で、作業が何度も止まる在庫表を正しく保つことに集中できる
営業外出先から、事務所に在庫と納期を電話で聞く取引先ごとの履歴と、回答の状況を自分で見られる
変化の大きさは、業務の量や今の管理方法によって変わります。どこまで軽くできるかは、業務の棚卸しで一緒に見積もります。
自社の受注の流れだと、どこから軽くできるか。
初回相談で、一緒に見当をつけます。
No.03Air tuneが作るもの
6つの仕組みを、
必要な分だけ組み合わせます。
全部を一度に入れる必要はありません。いちばん時間を取られている流れから、ひとつずつ作ります。どの仕組みにも、仕組みがやることと人が決めることの線引きがあります。
B
Google Sheets 自動更新
注文の品番・数量・納品先を受注台帳へ写し、在庫表や出荷予定の表と同じ場所で見られるようにします。
- 仕組み
- 転記・集計・表の更新
- 人
- 元のメールとの照合
C
商品FAQ・社内検索
カタログ、仕様書、過去の回答をもとに、商品の質問に答える社内FAQを作ります。答えの根拠になった資料も表示します。
- 仕組み
- 資料を探す・答えの候補
- 人
- 最終的な回答・資料の更新
D
納期確認フロー
納期の問い合わせが来たら、該当する注文・仕入先の回答・出荷予定をひとまとめにして、担当者に知らせます。
- 仕組み
- 関係する情報を集める・知らせる
- 人
- 納期の判断と回答
E
メール下書き
在庫・納期・定型の問い合わせへの返信を、会社の言葉づかいで下書きします。送信は担当者が内容を確かめてから行います。
- 仕組み
- 返信文の下書き
- 人
- 数字と日付の記入・送信
F
業務フロー自動化
受注から出荷連絡、取引先ごとの対応履歴まで、メール・表・通知をつないで、手で回していた流れを一本にします。
- 仕組み
- つなぐ・記録する・知らせる
- 人
- 例外の対応・流れの見直し
No.04Air tuneの設計の決まり
在庫数と納期は、
元データと担当者が決める。
AIは文章を読むのも、下書きを書くのも得意です。けれど、在庫が本当にあるか、いつ届けられるかは知りません。だからAir tuneの仕組みは、数と日付を元データから写して並べるところまでにして、決めて送るのは担当者という形で作ります。
- 仕組み
読み取って、仕分ける
受注メールの品番・数量・希望日を読み取り、種類ごとに分けます。
- 仕組み
元データと照らし合わせる
在庫表・納期表・仕入先の回答から、該当する行をそのまま写します。
- 担当者
確かめて、決める
写した数と元の表を見比べ、在庫と納期を決めます。
- 担当者
送る・記録が残る
下書きを直して送信します。台帳と取引先の履歴は自動で更新されます。
仕組みに任せること
- メールの読み取りと仕分け
- 受注台帳・表への転記
- 在庫表・納期表の該当行を探して並べる
- 返信文と定型回答の下書き
- 担当者への通知と、対応履歴の記録
担当者が決めること
- 在庫数と、引き当てるかどうか
- 納期とお届け日
- 値引き・特別な条件
- 返信の送信
- 元データ（在庫表・納期表）の更新
元データに無い数字は、下書きに書きません。分からないときは「確認中」と表示して、担当者に知らせます。
No.05Air tuneが作ってきたもの
表とメールと通知を、
つないで動かしてきました。
卸売・小売・専門商社での導入事例は、まだこのページに掲載できるものがありません。そのかわりに、在庫と予約という近い仕事で、Air tuneが実際に作った仕組みをお見せします。
制作例 在庫管理
入庫と出庫を入れると、在庫数と在庫金額が出る画面
品番ABC-100 ▾登録済みの品番
入庫10×¥480＝ ¥4,800
利用3×¥800＝ ¥2,400
登録後の在庫 16 → 23
- Googleスプレッドシートの上で動く入力画面（GAS）
- 在庫より多い数は登録できない作り
- 基準を下回ると「追加注文してください」と知らせるパソコン版も制作
画面の数字は説明用の例です。
開発事例 美容室（別業種）
予約・カレンダー・通知をつないだ予約システム
- お客様の予約が、Googleカレンダーに自動で入る
- 前日・当日に、リマインドが自動で届く
- 毎朝、その日の予約一覧がオーナーに届く
- 休業日をカレンダーに入れると、予約画面にも反映される
業種は違いますが、「人が毎回確かめていた情報を、仕組みが集めて知らせる」という形は、受注と在庫の確認と同じです。
実装の詳細を見る（Air tune 公式サイト）→相談相手と作る人が同じ
ヒアリングから設計・実装・改善まで、代表が一貫して担当します。外注に回しません。
引き継げる形で納品
動く仕組みに加えて、運用マニュアル・設定・ソースコードをお渡しします。
取引先の情報を守る
秘密保持契約（NDA）を結べます。IPAの SECURITY ACTION 二つ星を宣言しています。
入れ替えから始めない
いまのExcel・メール・販売管理を活かし、足りない所をつなぐ形で作ります。
No.06担当するのは
何が減って、誰の時間が
空くのかを、
経営の言葉で話します。
Air tune 代表 簸川角 憲康
元々はエンジニアではなく、家庭教師、倉庫の現場、作曲の仕事を経てきました。だからこそ、IT用語ではなく現場の言葉で話します。ヒアリング、業務整理、設計、実装、納品後の改善まで、一人で一貫して担当します。
話を聞く。作る。共に走る。
No.07進め方
まずは、受注の流れを
一本だけ軽くします。
- 1
無料相談
60〜90分。いま困っていることと、減らしたい作業をそのままお聞きします。
- 2
業務の棚卸し
受注メールが届いてから出荷連絡までを一緒に追い、どこで時間とミスが出ているかを見つけます。
- 3
小さく試す
たとえば「受注メールの仕分けだけ」など、効果を確かめやすい1つの流れから作って試します。
- 4
本番・定着
現場で使える形に仕上げ、操作説明とマニュアルを整えます。使いながら直していきます。
相談のときにあると話が早いもの
- よく届く受注メール・問い合わせメールの例を数通（お名前などは伏せて構いません）
- 在庫表・受注台帳のExcel、または販売管理の画面の写真
どれも無くても大丈夫です。お話を聞きながら整理します。
No.08よくあるご質問
相談の前の心配を、
ここでほどきます。
AIが在庫数や納期を間違えて、お客様に送ってしまうことはありませんか？
在庫数と納期は、在庫表や仕入先の回答などの元データから読み取って並べるだけで、AIが決めることはありません。返信は下書きまでにして、担当者が内容を確かめてから送る設計を基本にします。元データに無い場合は「確認中」と表示します。
今使っている販売管理システムやExcelは、そのまま使えますか？
基本はそのまま使います。入れ替えから始めることはしません。お使いのシステムがCSV出力や外部連携に対応しているかでつなぎ方が変わるため、初回相談で確認します。
Gmailやスプレッドシートを使っていなくても相談できますか？
はい、ご相談いただけます。Googleのメールや表と組み合わせると作りやすいためご提案することが多いですが、いまお使いの環境で、できる範囲から確認します。
取引先の情報や単価を、外のサービスに出すのが心配です。
秘密保持契約（NDA）を結んだうえで進められます。どのデータを、どのサービスで扱うかは、作り始める前に一緒に決めます。Air tuneはIPAの SECURITY ACTION 二つ星を宣言しています。
社員が数名の小さな会社でも頼めますか？
はい。小さな会社ほど、受注と在庫の確認が一人に集まりやすいものです。業務1つ分の小さな仕組みから始められます。
費用はどのくらいかかりますか？
対象の業務、つなぐ仕組みの数、データの量によって変わります。初回相談（60〜90分無料）で課題と範囲を確かめてから、お見積もりをお出しします。各メニューの料金目安は、料金ページに掲載しています。
対応エリアはどこですか？
尾道市・福山市・三原市は対面でのご相談が可能です。その他の地域は、全国オンラインで対応しています。
無料相談フォーム
必須は4項目と同意だけです。
※ 必須項目（会社名・お名前・メールアドレス・ご相談内容・同意）をすべて入力してください。
入力内容のご確認
内容をご確認の上、送信してください。
送信中...
送信できませんでした
通信状態をご確認のうえ、もう一度お試しください。
お急ぎの場合は、メール（info@airtune.jp）でご連絡ください。
送信が完了しました
お問い合わせありがとうございます。
内容を確認のうえ、代表よりご連絡いたします。
Lastはじめの一歩
明日の朝の受信箱から、
軽くしていきましょう。
完璧な資料は要りません。よく届くメールを数通と、いまの在庫表があれば、どこから仕組みにできるかを一緒に見つけられます。
受注まわりの無料相談を申し込む初回相談 60〜90分無料 ｜ 尾道・福山・三原は対面相談可 ｜ 全国オンライン対応